Die unterschiedlichen Arten an erfassten personenbezogenen Daten

• Daten, die wir von euch persönlich zur Verfügung gestellt bekommen:

Grundsätzlich erfassen wir Daten, die ihr dem BTV freiwillig zur Verfügung stellt, zum Beispiel beim Vereinseintritt. Hierzu zählen euer Vor- und Nachname, die Anschrift, das Geburtsdatum, Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummern, sowie Bankdaten für den Lastschrifteinzug und weitere, dem Vereinszweck dienende Daten. Diese Daten werden ohne eure ausdrückliche Zustimmung nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, eine Weitergabe ist aufgrund gesetzlicher Vorschriften erforderlich. Durch den Vereinsbeitritt stimmt ihr der EDV-gestützen Verarbeitung der Daten sowie der Nutzung der Daten zu Vereinszwecken zu.

• Daten, die automatisch erhoben werden:

Über den Zugriff und den Besuch unserer Webseite werden Informationen (Datum, Uhrzeit, aufgerufene Seite) auf dem Web-Server in sogenannten Logfiles gespeichert. Ohne expliziten Login erfolgt dies anonymisiert, der Benutzer der Seite wird nicht persönlich identifiziert. Es werden keine personenbezogenenen Daten (z. B. Name, Anschrift oder E-Mail-Adresse), gespeichert. Die Login-Funktion steht nur ausgewählten Benutzern (Administratoren) zur Ausübung ihrer Tätigkeiten im Rahmen der Webseiten-Bearbeitung zur Verfügung. Der Login wird ebenfalls in den Logfiles gespeichert. Die Daten über die Webseiten-Besuche werden nur zum Zweck der statistischen Auswertung gesammelt.

Zur Erhebung und Speicherung der Nutzungsdaten können wir auch Cookies einsetzen. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und zur Speicherung von statistischen Information wie Betriebssystem, Browser, IP-Adresse, der zuvor aufgerufene Webseite (Referrer-URL) sowie zur Identifizierung von Datum/Uhrzeit auf unserer Seite dienen. Diese Daten werden ausschließlich zu statistischen Zwecken erhoben, um unseren Internetauftritt weiter zu optimieren. Die Erhebung und Speicherung erfolgt ausschließlich in anonymisierter oder pseudonymisierter Form und lässt keinen Rückschluss auf euch als natürliche Person zu.

• Daten, die wir über zusätzliche Quellen beziehen:

Zusätzlich erhalten wir Daten aus Quellen von Drittparteien im Rahmen unserer Kooperationen (Sponsoring). Es besteht auch die Möglichkeit, dass wir Daten über Social-Media-Plattformen erhalten, wenn ihr mit dem BTV auf diesen Plattformen interagiert. Selbstverständlich stellen wir sicher, dass auch Daten, die wir von Drittparteien erhalten, entsprechend unserer hier erfassten Datenschutzrichtlinien behandeln und darüber hinaus jede weitere Beschränkung, die ggfs. durch die Drittpartei auferlegt werden, berücksichtigen.

• Daten von Kindern/Jugendlichen:

Wir sind uns bewußt, dass wir als Sportverein einen hohen Anteil an Kindern/Jugendlichen unter 16 Jahren als Mitglieder haben und deren Daten besonders schützenswert sind. Wir setzen daher die Zustimmung des/der Erziehungsberechtigten zur Erfassung personenbezogener Daten von Mitgliedern unter 16 Jahren zwingend voraus.  Diese Zustimmung wird mit dem Antrag auf Vereinseintritt des Kindes/Jugendlichen erteilt.

Auftraggeber/Auftragnehmer zur Datenverarbeitung

Wir nutzen zur Verwaltung personenbezogener Daten die Internet-basierte Software "DFBNet Verein & DFBNet Finanz" der DFB Gmbh, Otto-Fleck-Schneise 6, 60528 Frankfurt/Main. Der Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung ist hier einzusehen:

Verwendung von personenbezogenen Daten

Wir verwenden die bereitgestellten und erfassten Daten zur Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses (z.B. Einladung zu Versammlungen, Beitragseinzug, Organisation des Sportbetriebs) sowie zur Beantragung der bei bestimmten Sportarten erforderlichen Startlizenzen/Spielausweisen bei den übergeordneten Fachverbänden, deren Mitglied der BTV ist. Wird ein Antrag auf Spiel-/Startrecht durch das Mitglied gestellt, gilt der Antrag als explizite Zustimmung zur Weitergabe der Daten an die übergeordneten Verbände. Weitergegeben werden nach dem Grundsatz der Datenminimierung nur die zwingend notwendigen Angaben, dies sind im Einzelnen:

• Erteilung eines Spielerpasses der Fußballer:
Vor- und Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht und Nationalität
• Startberechtigung Tischtennis:
Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht und Nationalität

Der BTV wird, sofern die übergeordneten Verbände eine Option im Antragsverfahren dafür vorsehen, einer Weitergabe der Daten unserer Mitglieder, insbesondere für Marketingzwecke, ohne ausdrückliche Zustimmung des jeweiligen Mitglieds nicht zustimmen.

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit sportlichen Ereignissen einschließlich der Berichterstattung hierüber auf der Internetseite des Vereins, dem BTV-Info, in Auftritten des Vereins in Sozialen Medien (bspw. Facebook) sowie auf Seiten der Fachverbände veröffentlicht und an lokale, regionale und überregionale Printmedien übermittelt.

Grundlagen zur Verwendung von personenbezogenen Daten

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Verein und um die Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Fachverbände.

Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a) i.V.m. Artikel 7 DSGVO.

Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (vgl. Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichtserstattung über die Aktivitäten des Vereins. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich von Bildern der Teilnehmer zum Beispiel im Rahmen der Berichterstattung über sportliche Ereignisse des Vereins veröffentlicht.

Empfänger der personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten der Mitglieder, die am Spiel- und Wettkampfbetrieb der jeweiligen Fachverbände teilnehmen, werden zum Erwerb einer Lizenz, einer Wertungskarte, eines Spielerpasses oder sonstiger Teilnahmeberechtigungen sowie in Ergebnislisten und Spielberichten an den jeweiligen Fachverband weitergegeben.

Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder werden zum Zwecke des Beitragseinzugs an die Sparkasse Aachen weitergeleitet.

Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft bzw. im Falle einer Sponsoringvereinbarung bis zur Beendigung des Vertrags gespeichert.

Mit Beendigung der Mitgliedschaft/des Vertrag werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft/des Vertrags und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt.

Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereins- und Verbandschronik in Archiven gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, Zugehörigkeit zu Mannschaften, besondere sportliche Erfolge oder Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat sowie Auszeichnungen, die die betroffene Person erhalten hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins oder des jeweiligen Fachverbands an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von sportlichen Ereignissen, Erfolgen, Auszeichnungen und der jeweiligen Zusammensetzung der Mannschaften zugrunde.

Alle Daten der übrigen Kategorien (z.B. Bankdaten, Anschrift, Kontaktdaten) werden nach Beendigung der Mitgliedschaft/des Vertrags gelöscht.

Rechte der Mitglieder

Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:
• das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
• das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
• das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, bzw. das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, wenn eine Löschung nicht Gesetzeskonform ist
• das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO,
• das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO

Anpassung und Änderung der Datenschutzerklärung

Der BTV hat das Recht, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu ändern bzw. zu aktualisieren. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn neuen oder geänderten Angeboten des Vereins oder Funktionen der Webseite in den Datenschutzrichtlinien Rechnung getragen werden muss oder wenn Mitglieder-Feedback in der Datenschutzerklärung berücksichtigt werden soll. Wir werden selbstverständlich das Datum der letzten Aktualisierung immer innerhalb dieser Erklärung angeben. Sollten sich grundlegende Änderungen ergeben, werden wir euch natürlich vor rechtmäßigem Inkrafttreten entweder per Mitteilung auf unserer Webseite oder auf anderem Weg (bspw. BTV-Info, Mail, Brief) darüber informieren. Wir empfehlen aber, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu lesen, um jederzeit einschätzen zu können, wie wir mit euren personenbezogenen Daten umgehen.

Eure Kontaktaufnahme bei Fragen und Wünschen

Bei Fragen, Anmerkungen, Auskunftswünschen oder sonstigen Anliegen zu Ihren personenbezogenen Daten, senden Sie uns einfach eine E-Mail an geschaeftsstelle@btv-aachen.de.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da im BTV weniger als die in der Datenschutzgrundverordnung angegebene Anzahl von 10 Personen regelmäßig mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten befasst sind.